Concessione in comodato d'uso di locali e spazi aziendali (prenotare locali)

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Regolamento per la concessione in comodato d'uso di locali e spazi aziendali (Delib. Direttore Generale n. 1759 del 03.12.2018)

Nel corpo degli articoli è presente la modulistica (in versione pdf editabile) o gli eventali allegati citati.

Regolamento per la concessione in comodato d'uso di locali e spazi aziendali (Delib. Direttore Generale n. 1759 del 03.12.2018)

Nel corpo degli articoli è presente la modulistica (in versione pdf editabile) o gli eventali allegati citati.

Art. 1 - Ambito di applicazione e principi generali di riferimento

1. Il presente regolamento disciplina i criteri, le modalità, le condizioni e la procedura per la concessione in comodato d’uso dei locali di proprietà dell’Azienda Unità Sanitaria Locale Toscana Centro (di seguito Azienda) a favore dei soggetti esterni di cui all’art. 3 che ne fanno richiesta.

2. L'Azienda assicura parità di trattamento fra tutti i soggetti richiedenti che operano secondo i principi di cui al presente regolamento.

3. La concessione dei locali viene disposta ai sensi dell'art. 1803 e segg. del Codice Civile e nel rispetto della vigente normativa in materia.

4. Il presente regolamento è disposto anche al fine di garantire la massima trasparenza e l’ imparzialità all’'azione amministrativa in coerenza con gli obiettivi e la mission aziendale. 

Art. 2 - I locali in comodato

1. I locali che possono essere concessi in comodato d’uso sono quelli di proprietà aziendale ad esclusione delle sale riunioni, aule etc. come indicati in Allegato “C” al presente regolamento la cui disciplina per la loro concessione ed il loro utilizzo è disciplinata nell’apposito regolamento di cui alla terza parte.

2. I locali possono essere concessi a tutti i soggetti pubblici di cui al successivo art. 3, che ne fanno formale richiesta per periodi di tempo non superiori a quattro anni con possibilità di eventuale rinnovo.

3. L'uso dei locali deve essere compatibile con la natura, la destinazione e le caratteristiche strutturali e di agibilità dello specifico bene che viene concesso in uso. 

Art. 3 - I soggetti esterni che possono utilizzare i locali aziendali in comodato

1. I locali di cui all’art. 2, possono essere concessi in comodato d’uso ai soggetti esterni che ne fanno richiesta e che svolgono attività ed interventi coerenti con i servizi socio-sanitari e socio-assistenziali , con la “mission” aziendale e con le finalità e gli obiettivi del Servizio Sanitario Regionale.

2. I soggetti richiedenti l’uso dei locali in comodato, non devono perseguire scopo di lucro e devono tendere al perseguimento di finalità pubbliche comunque coerenti con gli obiettivi di prevenzione e tutela della salute della singola persona e della collettività.

3. I locali possono essere, altresì, concessi a soggetti che perseguono scopi ricreativi e culturali o che promuovono attività di supporto alle attività socio-sanitarie ed assistenziali dell’utenza nel caso di ricovero o nei momenti successivi al ricovero stesso;

4. Nel rispetto di quanto sopra indicato, i soggetti richiedenti possono essere :
 Associazioni culturali, sportive, di tempo libero, di volontariato sociale;
 Enti no profit, Onlus disciplinate dal D. Lgs. n. 460 del 04.12.1997;
 Associazioni di volontariato (costituite ai sensi del ’art. 3 della L. 11.08.91, n. 266);
 Cooperative sociali (istituite ai sensi della L. 381/91);
 Comitati di partecipazione;
 Cral aziendale;
 Istituzioni scolastiche;
 Protezione civile;
 Enti pubblici.

5. I locali. pertanto, non possono essere concessi ai soggetti che perseguono attività economiche, scopo di lucro, a soggetti, associazioni etc. portatori di interessi specifici nelle quali gli utenti partecipino attraverso quote azionarie, rette, tariffe, etc.

6. Rimane, comunque, salva la facoltà della Direzione aziendale di disporre degli spazi, indipendentemente da eventuali concessioni rilasciate a terzi, qualora se ne verifichi lo stato di necessità, previa tempestiva comunicazione al concessionario interessato.

7. L’uso in comodato dei locali viene disposto fatte salve deroghe specifiche con deliberazione del Direttore Generale a cui seguirà la stipula del contratto di comodato come indicato al successivo art. 8.

Art. 4 - Attività escluse dall’uso dei locali in comodato

1. Nei locali concessi in comodato non sono consentite attività a scopo di lucro che implichino il pagamento di tariffe o biglietti fatte salve le iniziative promosse dalle associazioni senza fine di lucro finalizzate alla promozione e al sostentamento delle loro attività.

2. Non è in alcun caso consentito l’utilizzo dei locali aziendali per l’esercizio delle funzioni e delle attività delle rappresentanze delle organizzazioni sindacali aziendali e per le assemblee del personale le quali fanno riferimento ad una specifica e diversa disciplina e, pertanto, non rientra nella casistica del presente regolamento.

3. Non possono essere concessi locali per iniziative di natura politica promosse da partiti o soggetti ed associazioni ad essi riconducibili.

4. Non è in alcun caso consentita l’assunzione del domicilio legale del soggetto richiedente i locali presso gli stessi concessi in uso configurando l’eventuale fattispecie come causa di immediata interruzione del rapporto contrattuale con la ASL. 

Art. 5 - Istanze per utilizzo locali ed autorizzazione

1. La richiesta di utilizzo dei locali aziendali con durata superiore a giorni 5 sottoscritta dal legale rappresentante del soggetto richiedente, deve essere presentata alla struttura organizzativa che gestisce il Patrimonio immobiliare aziendale compilando un modulo (Allegato “A”) al presente regolamento da pubblicare anche sul sito web aziendale in Amministrazione Trasparente nello spazio “altri contenuti”.

2. La richiesta debitamente compilata dal richiedente e protocollata è indirizzata alla competente struttura Patrimonio immobiliare che provvede al rilascio della concessione nel rispetto di quanto stabilito nel presente regolamento e nel rispetto del termine di 45 giorni dalla data di protocollazione dell’istanza.

3. Nel caso in cui per sopravvenuti motivi tecnici organizzativi non sia possibile rilasciare la concessione entro i suddetti 30 giorni, la struttura Patrimonio immobiliare ne da informativa al richiedete fissando un ulteriore termine che comunque non può superare i 80 giorni dalla data della richiesta. 

4. La nota di concessione dovrà disciplinare nel dettaglio il comodato d’uso del locale/spazio (data utilizzo, orario, modalità ecc.) e costituirà, per il soggetto richiedente, vincolo contrattuale ai sensi di quanto previsto dal presente Regolamento. Tutti gli oneri relativi alla realizzazione dell’iniziativa sono a carico del concessionario, comprese responsabilità verso terzi.

5. Con l'atto di autorizzazione all 'utilizzo, il soggetto concessionario accetta tutte le condizioni espresse nel presente Regolamento e quelle disposte nell'autorizzazione suddetta.

6. I contenuti della richiesta di utilizzo locali deve specificare:
• la denominazione , la natura giuridica, la sede e qualsiasi altro elemento utile ad identificare il soggetto pubblico che presenta richiesta di utilizzo del locale;
• il nominativo del legale rappresentante;
• il nominativo di un rappresentante del soggetto richiedente (quando non coincide con il legale rappresentante) che viene individuato come il referente e l’interlocutore unico tenuto a rapportarsi per qualsiasi necessità e problema con l’ Azienda;
• la composizione degli organi (esempio organi direttivi, assemblee, comitati esecutivi etc.) del soggetto pubblico che richiede il locale. A richiesta il soggetto richiedetene è tenuto a comunicare anche i nominativi dei componenti i suddetti organismi al fine di valutare la compatibilità della richiesta anche in termini di trasparenza e di eventuale conflitto di interessi;
• le finalità , gli scopi delle attività che il soggetto richiedente svolge ai sensi dei propri atti costituitivi quali lo statuto, il regolamento interno etc. Tali documenti devono essere allegati alla domanda di richiesta di utilizzo del locale;
• la tipologia del locale aziendale di cui si chiede la disponibilità ed eventualmente il presidio in cui tale locale dovrebbe essere ubicato;
• l’oggetto dell’attività che il soggetto richiedente intende svolgere nel locale richiesto;
• il numero del personale impiegato nello svolgimento della suddetta attività e che pertanto può essere autorizzato a frequentare il locale richiesto;
• il/i giorno/i e gli orari in cui si desidera disporre dei locali aziendali o il periodo temporale in cui sarà fatto uso dei locali;
• l’eventuale necessità di utilizzo di impianti di proprietà aziendale;
• l’eventuale necessità di collocare attrezzature e/o impianti di proprietà del soggetto richiedetene all’interno dei locali aziendali; 
• la dichiarazione di presa visione del presente Regolamento e di accettazione di quanto in esso contenuto.

Art. 6 - Criteri per la selezione delle istanze

1. In caso di richieste presentate da soggetti diversi che prevedano il contemporaneo utilizzo degli stessi locali , la struttura del patrimonio procederà all’assegnazione dei locali tenendo conto dal numero e dalla data di presentazione della richiesta come risulta dal protocollo in ingresso dando priorità a quelle associazioni che oltre a non avere scopi di lucro, svolgono attività socio sanitarie nell’ambito del volontariato e in ambiti convergenti con le attività specifiche dell’Azienda. E’ fatta salva, in ogni caso, la possibilità di deroga in caso di diversa valutazione da parte dell’Azienda circa la priorità di specifiche iniziative.

2. E’ facoltà dell’Azienda Sanitaria procedere alla concessione di locali a più richiedenti affidando gli stessi in fasce orarie diverse nell’ambito dello stesso giorno o di giorni diversi.

Art. 7 - Delibera di autorizzazione e Atto di concessione in comodato (contenuti)

1. In caso di accoglimento dell’istanza l’Azienda Sanitaria formalizzerà il contratto di comodato è approvato con delibera del Direttore generale, salvo la possibilità di determina dirigenziale in caso di delega al Direttore della struttura del patrimonio immobiliare .

2. Il contratto di comodato deve contenere, in particolare:
- la specifica individuazione delle aree e/o dei locali destinati all’ uso delle attività, integrata dal rilievo dello stato dei luoghi e planimetrie relative, ove necessari;
- gli oneri e le modalità di utilizzo del bene e le eventuali prescrizioni relative ad iniziative, manifestazioni ordinarie e straordinarie;
- la data di decorrenza del rapporto e il termine di scadenza, non superiore ad anni 3 (tre), con l'eventuale clausola che la cessazione del medesimo avviene senza necessità di disdetta e che pertanto il concedente rinuncia a rivalersi nei confronti dell’Azienda per qualsiasi danno possa derivare da una revoca anticipata della concessione;
- l'obbligo esclusivo per il concessionario di pagare tutte le spese per le utenze necessarie alla gestione del servizio o dei locali nonché di stipulare polizze di assicurazione per danni a persone, a cose o a terzi;
- la facoltà dell' Azienda di effettuare, tramite i propri tecnici ed in contraddittorio con il concessionario, controlli circa lo stato di conservazione del bene;
- l'impegno del concessionario di osservare e far osservare la necessaria diligenza nell'utilizzo del bene e degli impianti, in modo da evitare qualsiasi danno anche a terzi e restituire il bene nelle condizioni in cui è stato consegnato;
- il divieto di effettuare qualsiasi modifica ai bene oggetto della concessione senza autorizzazione preventiva dell’ Azienda;
- l'obbligo del concessionario di usare l'immobile secondo le modalità previste dall'atto di concessione;
- l'esclusione della facoltà di concedere a terzi i beni per la gestione di altra attività nonché il divieto di sublocazione, comodato o cessione di contratto anche parziale e/o gratuita, per atto tra vivi o mortis causa;
- il divieto di utilizzare gli spazi per pubblicità realizzata con qualsiasi mezzo, se non autorizzate preventivamente dall‘Azienda, eventuali cartelloni pubblicitari, se autorizzati, devono essere installati in zone sicure e devono essere di materiale non contundente e comunque tali da non recare danno a cose e persone;
- l’obbligo di prestare la più ampia collaborazione ai tecnici incaricati dall’Azienda per verifiche e controlli che l’azienda intende attuare ai fini del mantenimento del bene concesso secondo quanto stabilito.

3. Il comodato ha durata non superiore a 4 ( quattro ) anni e cessa alla scadenza senza necessità di disdetta.
Il comodato è rinnovabile su richiesta del concessionario da formulare almeno sei mesi prima della scadenza con le stesse modalità di cui all’art. 5. 

Art. 8 - Responsabilità del concessionario per l’utilizzo degli spazi e responsabilità per i comportamenti 

1. Il legale rappresentante del concessionario è responsabile civilmente e penalmente agli effetti della legge. Eventuali danni agli spazi riscontrati dal concessionario prima dell'inizio delle iniziative dovranno essere comunicati immediatamente alla struttura del Patrimonio.

2. Gli spazi devono essere lasciati dal concessionario nelle stesse condizioni in cui si sono trovati prima del ’utilizzo; i danni arrecati durante l'uso dovranno essere comunicati prontamente alla Struttura Patrimonio immobiliare con la specificazione dei motivi che li hanno provocati. La suddetta Struttura tramite l'Ufficio Tecnico aziendale, ad accertare l'entità dei danni, alle necessarie riparazioni e al recupero del e spese.

3. Nel caso in cui il concessionario arrechi danni nel ’utilizzo degli spazi e non comunichi tale situazione alla Struttura Patrimonio immobiliare, qualora il danno venga con certezza attribuito al concessionario, sarà posta a suo carico la spesa necessaria per il ripristino del danno e si procederà all'esclusione del ’inadempiente dal godimento futuro degli spazi.

4. È fatto divieto ai soggetti che utilizzano gli spazi, depositare presso gli stessi, senza l’esplicita autorizzazione , materiale di vario tipo, anche a titolo provvisorio. La Direzione aziendali o le direzione dei presidi in cui i locali in comodato sono stati concessi, non assumono alcuna responsabilità riguardante la sottrazione o il deterioramento del materiale indebitamente depositato nella struttura.

5. Il concessionario garantisce il corretto comportamento, il rispetto dell'ambiente in cui opera e di tutte le norme vigenti all ’interno della struttura sanitaria, in particolare si impegna affinché le persone fisiche dallo stesso indicate a frequentare i locali aziendali in comodato come indicato al successivo comma 7, rispettino le norme del codice di comportamento dei dipendenti approvati con delibera del DG n. 1358 del 16-09-2016. In caso di inosservanza delle suddette norme la concessione viene revocata con effetto immediato.

6. Il soggetto autorizzato dovrà procedere alla stipula, a proprie spese, delle coperture RCT e polizza infortuni per i propri operatori che saranno impiegati all’interno del a struttura aziendale concessa in uso.

7. Il soggetto autorizzato dovrà inoltre:
 individuare e comunicare il nominativo e recapiti di un Referente per l’attività;
 espletata all’interno dei locali della AUSL;
 comunicare il numero di operatori impegnati nel ’attività svolta al ’interno dei locali;
 dell’AUSL attestando il possesso del a copertura assicurativa di cui al punto 8;
 comunicare i titoli professionali e formativi dei soggetti delegati ad operare per conto dell’organizzazione;
 nel caso in cui il richiedente sia un’Associazione di Volontariato comunicare gli
 estremi di iscrizione all’Albo regionale delle Associazioni di Volontariato;
 nel caso in cui il richiedente sia una Cooperativa Sociale comunicare gli estremi di
 iscrizione all’Albo regionale.

8. Il personale presente negli spazi concessi in uso dovrà essere munito di tesserino identificativo predisposto dal concessionario. 

Art. 9 - Oneri a carico del richiedente/concessionario: deposito cauzione

1. L’utilizzatore si assume ogni responsabilità civile e penale per quanto viene svolto durante l’utilizzo dei locali aziendali, sollevando espressamente l’Azienda.

2. L’utilizzatore risponde personalmente di fronte alle autorità competenti, in sede civile e penale, della mancata ottemperanza alle norme vigenti in materia di sicurezza e alle prescrizioni di agibilità della struttura.

3. L’Azienda declina ogni responsabilità per eventuali inadempimenti da parte degli utilizzatori dei locali aziendali. L’Azienda non risponde di eventuali furti o danni che dovessero verificarsi alle strutture o alle attrezzature di proprietà dell’utilizzatore nonché di eventuali incidenti che dovessero occorrere alle persone e/o danni alle cose per fatti conseguenti all’utilizzo dei locali aziendali.

4. A coloro ai quali è concesso l’uso, dovranno effettuare il deposito cauzionale di una somma pari a € 400; il suddetto importo verrà ritenuto dall’Ente nel caso di danni arrecati alle predette Sale, salvo comunque il risarcimento del danno ulteriore, non coperto dalla somma versata.

5. Il comodatario è responsabile della cosa a lui consegnata ai sensi dell’art. 1804 e 1085 del codice civile e seguenti.

6. I soggetti concessionari si assumono le seguenti obbligazioni :
• rispondono, in via diretta ed esclusiva, di danni a persone o cose, assumono ogni responsabilità civile, penale ed economica derivante dall'uso del bene oggetto di comodato, e dall'operato, anche emissivo, del personale da loro designato, o comunque di terzi impegnati a qualsiasi titolo dai concessionari.
• devono essere in possesso di polizza RCT di esonero totale dell’Azienda da responsabilità per l'uso del bene concesso in comodato, o in uso temporaneo, a copertura di eventuali danni che l'esercizio dell'attività, svolta dal concessionario, potrebbe arrecare a persone o cose.
• rispondono inoltre nei confronti dell’Azienda per qualsiasi danno dovesse verificarsi a persone o cose di proprietà dello stesso da parte del pubblico che intervenga a qualsiasi manifestazione.
• avranno cura di ottenere permessi, nulla osta ed ogni altro atto di assenso e/o autorizzazione necessari per lo svolgimento dell'attività. Il concessionario rimane responsabile dell'agibilità dell'immobile senza rischi per l’ Azienda
• avranno cura di assicurare le operazioni di pulizia e di riassetto e mantenimento dei locali aziendali.
• devono, per l'uso o per le manifestazioni che richiedano l'installazione di attrezzature o impianti, provvedere a propria cura e spese all'acquisizione, sistemazione, smontaggio ed asporto delle stesse.

Art. 10 - Autorizzazione uso temporaneo

1. L’uso temporaneo dei locali viene caratterizzato dai seguenti due aspetti:
a) promozione di iniziative specifiche ma con le medesime finalità di cui al precedente art. 3;
b) durata massima dell’utilizzo di giorni 5 naturali e successivi.

2. La richiesta di comodato per uso temporaneo di locali o di spazi aziendali deve essere redatta su appositi modelli reperibili sul sito web dell’Azienda (Allegato “B”) al presente regolamento ed inoltrata ai direttori di presidio in cui sono ubicati i locali/spazi dei quali si richiede l’uso temporaneo e per conoscenza al Direttore della struttura del Patrimonio immobiliare.
Quest’ultimo rilascia mediante adozione di apposito provvedimento l’autorizzazione previo nulla osta degli indicati direttori di presidio.

3. Nella richiesta di cui al comma 1 sono definiti i particolari tecnici ed organizzativi della concessione stessa e devono essere indicati i responsabili dell' iniziativa.

4. Le richieste dovranno pervenire all’Azienda con congruo anticipo ed almeno 15 giorni prima della data di programmazione dell'iniziativa.

5. L'autorizzazione per l’uso temporaneo è rilasciata dal Direttore della struttura Patrimonio immobiliare e contestualmente al rilascio della concessione viene sottoscritto, dal richiedente un foglio di patti e condizioni ( atto di comodato ) nel quale vengono stabiliti i rispettivi diritti ed oneri in relazione al presente Regolamento.

6. Nell'autorizzazione devono essere indicate le fasce orarie di utilizzo.

Art. 11 - Diniego, sospensione e revoca

1. L’istanza viene rigettata quando richieda un allestimento degli spazi che possa arrecare pregiudizio all’immobile o agli arredi, quando abbia finalità di lucro, quando vi sia un’inderogabile esigenza delle strutture aziendali o quando, ad insindacabile giudizio delle Direzione la natura dell’iniziativa non venga ritenuta consona rispetto al contesto sanitario nel quale dovrebbe essere realizzata.

2. Per ragioni di sicurezza e/o per ragioni attinenti ad inderogabili esigenze dell’Azienda USL, la struttura Patrimonio immobiliare potrà revocare la concessione in qualsiasi momento, con avviso scritto e motivato. 

Art. 12 - Revoca

1. Il Direttore della struttura del Patrimonio può in ogni caso e nei casi di interessi pubblici sopravvenuti, revocare, sospendere temporaneamente o modificare le date di assegnazione nei casi in cui ciò si rendesse necessario per lo svolgimento di particolari manifestazioni o per ragioni di carattere contingente, tecnico o manutentivo degli spazi, senza che il concessionario possa vantare pretese economiche o di altro genere.

2. L’Azienda di riserva la più ampia facoltà di revocare la concessione disciplinata dal presente Regolamento per motivi di pubblico interesse senza che il concessionario o il comodatario nulla possa eccepire o pretendere a qualsiasi titolo.

Art. 13 - Decadenza (cause)

1. Il mancato rispetto anche di una sola clausola definita nell' Atto di concessione, comporta la decadenza dall'assegnazione, compreso:
a) il mancato pagamento degli oneri a proprio carico, ove previsti, qualora siano inutilmente decorsi trenta giorni dal termine di scadenza nel caso di comodato a carattere non temporaneo;
b) la violazione delle clausole di tutela o di conservazione del bene per tutte le forme di comodato concesse.

2. La struttura del Patrimonio , accertata la sussistenza di una delle predette cause di decadenza, inoltra:
a) nel caso di comodato a carattere durevole le contestazioni al concessionario con PEC o con Raccomandata A/R assegnando un termine di trenta giorni per rimuovere la causa o fornire giustificazioni;
b) Nel caso di comodato temporaneo la contestazione scritta direttamente presso i locali oggetto di comodato nelle fasce orarie notificate per l’utilizzo dei locali assegnando un termine di 12 ore per la rimozione delle cause di contestazione o per replica alle contestazioni

3. Decorso infruttuosamente il termine notificato, ovvero nel caso che le giustificazioni non siano ritenute idonee, la decadenza della concessione è disposta:
- nel caso di comodato durevole con provvedimento del Direttore della SOS Patrimonio e con nota scritta nel caso di comodato temporaneo;
- fatto salvo per l’Azienda il diritto alla richiesta del risarcimento degli eventuali danni.
L'inadempienza alle norme del presente regolamento comporterà, a seconda della gravità e recidività, la anche l’eventuale esclusione dell'inadempiente dal godimento futuro degli spazi.

Art. 14 - Sicurezza

1.L’utilizzatore si impegna al rispetto delle vigenti norme in materia di sicurezza, sollevando espressamente l’Azienda da ogni responsabilità. In particolare si impegna a non ammettere nei locali aziendali un numero di persone non superiore al limite di capienza indicato per ciascuno di essi, a non modificare in alcun modo la disposizione degli arredi e delle attrezzature fissi ivi installate e a concordare con la Direzione di riferimento l’eventuale esposizione di locandine, manifesti ecc. ecc.

Art. 15 - Vigilanza

1. L’Azienda ha ampia facoltà di provvedere nel modo più adeguato alla vigilanza sull’uso del bene concesso in comodato.

2. A tal fine i concessionari sono obbligati a prestare la più ampia collaborazione ai tecnici incaricati dell’azienda , fornendo tutti i chiarimenti che venissero richiesti ed esibendo le opportune documentazioni.

3. In caso di accertate irregolarità, specialmente se attengano all’Igiene ed alla Sicurezza, senza pregiudizio di ulteriori provvedimenti e fatto salvo il risarcimento degli eventuali danni arrecati, i concessionari o comodatari debbono immediatamente ottemperare agli ordini che venissero impartiti dai Funzionari preposti alla vigilanza, pena la revoca immediata della concessione.

 Art. 16 - Disposizioni finali

Per quanto non disciplinato e previsto dal presente regolamento si applicano le vigenti disposizioni dettate dall'art. 1803 e segg. del Codice Civile e nel rispetto della vigente normativa in materia.

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